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Lezione 9
Foglio elettronico
Parte terza
1.0 Formattazione
1.1 Formattare le celle: numeri
1.1.1 Formattare le celle per inserire numeri
interi e decimali
Formattare un foglio di lavoro significa
non solo dare ad esso un aspetto esteticamente
migliore e più gradevole, ma soprattutto
renderlo più leggibile mettendo in evidenza
gli elementi importanti.
Excel offre una gamma vastissima di opzioni
di formattazione: potete modificare i caratteri,
i bordi, lo stile dei numeri e l'allineamento
per rendere più gradevole l'aspetto dei fogli
di lavoro.
La procedura per modificare i caratteri nelle
celle non è molto diversa da quella di Word:
evidenziate i caratteri che volete formattare,
quindi selezionate un carattere dall'elenco
a discesa Tipo di carattere sulla barra degli
strumenti Formattazione e una dimensione
per il carattere. Per applicare uno stile
particolare fate clic sul pulsante Grassetto,
Corsivo o Sottolineato.
Ma Excel offre di più, in quanto una cella
contiene dati. In questo senso essa può essere
formattata, o predisposta, per contenere
tipi di dati particolari. Per formattare
una cella in base al tipo di dati fare click
su Formato/Celle della barra dei menu; si
apre la finestra di dialogo, costituita da
diverse schede.
Innanzi tutto esaminiamo la scheda Numero.
In essa è possibile scegliere da un lungo
elenco come vogliamo che appaia un numero
nella cella. Attenzione! anche se un numero
apparirà, per esempio, senza cifre decimali,
esso è sempre memorizzato con la precisione
con cui è stato immesso (se abbiamo inserito
12,5 e scegliamo come visualizzazione di
cella numero intero, nella cella apparirà
12, ma rimane memorizzato 12,5. Se si cambia
il formato numerico di cella apparirà 12,5).
Selezionando Numero dall'elenco delle categorie
appare la casella in cui si può immettere
il numero di cifre decimali da visualizzare,
eventualmente il separatore delle migliaia
e come appaiono i numeri negativi. Se inseriamo
un numero con 2 cifre decimali e abbiamo
scelto come formato cella 4 cifre decimali,
verranno aggiunti due zeri in modo che le
cifre decimali siano 4. In alcuni campi scientifici
non è indifferente scrivere 12,53 e 12,5300,
per cui bisogna stare attenti alle proprie
esigenze. Scegliendo dall'elenco delle categorie
Generale, il numero sarà visualizzato con
le cifre decimali immesse senza gli zeri
finali dopo la virgola. Se si vuole immettere
i numeri con le cifre decimali volute occorre
scegliere la categoria Personalizzato.
1. Selezionare le celle che si desidera formattare.
2. Scegliere Celle dal menu Formato, quindi
scegliere la scheda Numero.
3. Dall'elenco Categoria selezionare una
categoria, quindi un formato incorporato
simile a quello desiderato.
4. Dall'elenco Categoria selezionare Personalizzato.
5. Per creare il formato desiderato, modificare
i codici del formato numerico nella casella
Tipo.
La modifica di un formato incorporato non
ne comporta la rimozione.
È possibile specificare un massimo di quattro
sezioni di codici di formato. Le sezioni,
separate da un punto e virgola, definiscono
i formati relativi ai numeri positivi e negativi,
ai valori zero e al testo, in tale ordine.
Se si specificano solo due sezioni, la prima
viene utilizzata per i numeri positivi e
gli zeri e la seconda per i numeri negativi.
Se si specifica una sezione, tutti i numeri
ne utilizzano il formato. Se si salta una
sezione, includere il punto e virgola finale
relativo a tale sezione.
Il simbolo # una posizione di una cifra.
Introducendo come maschera nel formato personalizzato
#.###### significherà che verranno visualizzate
tutte le cifre intere e tutte le decimali
fino sei senza aggiungere zeri finali. In
ogni caso conviene prendere confidenza scegliendo
formati stabiliti o sperimentando maschere
personalizzate e vedere come verrà visualizzato
il numero.
1.1.2 Formattare le celle per inserire una
data
Una funzione importante in Excel è la funzione
data. Una cella può essere formattata per
contenere date scegliendo Data dall'elenco
delle categorie della scheda Numero. E' possibile
scegliere fra numerosi formati data a seconda
delle proprie esigenze.
Attenzione, però! Excel ha il suo modo di
interpretare le date.
Poiché le regole che determinano il modo
in cui i programmi di calcolo interpretano
le date sono complesse, quando si immettono
date è necessario utilizzare il massimo della
precisione. Ciò garantirà un alto livello
di precisione nei calcoli delle date.
Modalità con cui Excel interpreta le date
ambigue
Quando interpreta date ambigue, Excel procede
per supposizioni. Ad esempio, quando si inserisce
una data che include solo il mese e una o
due cifre, Excel assume che da 1 a 31 sia
il giorno e che l'anno sia l'anno corrente.
Excel assume che 01 dicembre sia 1 dicembre
dell'anno corrente, non dicembre dell'anno
2001 oppure che dicembre 32 sia 1 dicembre
1932.
Modalità secondo cui Excel interpreta gli
anni a due cifre
Per impostazione predefinita, quando si inserisce
un valore di anno a due cifre, Excel lo interpreta
nel seguente modo:
> da 00 a 29 Excel interpreta
i valori di anno a due cifre da 00 a 29 come
gli anni che vanno dal 2000 al 2029. Ad esempio,
se si digita la data 28/5/19, Excel assume
che la data sia 28 maggio, 2019.
> da 30 a 99 Excel interpreta
i valori anno a due cifre da 30 a 99 come
gli anni che vanno dal 1930 al 1999. Ad esempio,
se si digita la data 28/5/98, Excel assume
che la data sia 28 maggio, 1998.
Utilizzare anni a quattro cifre Per assicurarsi
che Excel interpreti i valori anno nel modo
desiderato, è possibile digitare i valori
anno a quattro cifre (ad esempio, 2001, piuttosto
che 01).
Excel tratta le date come un numero seriale.
La funzione che restituisce tale numero è
DATA(anno;mese;giorno).
Anno può avere da una a quattro cifre. L'anno
viene interpretato a seconda del sistema
di data utilizzato. In base all'impostazione
predefinita, Excel per Windows utilizza il
sistema di data 1900 .
* Se anno è compreso tra lo 0 (zero) ed il
1899 (incluso), tale valore viene aggiunto
al 1900 per calcolare l'anno. Ad esempio,
DATA(100;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000
(1900+100).
* Se anno è compreso tra 1900 e 9999 (incluso),
tale valore viene utilizzato come anno.
Ad esempio, DATA(2000;1;2) restituirà il
2 gennaio 2000.
* Se anno è minore di 0 o maggiore di 10000,
verrà restituito il valore di errore #NUM!.
Mese è un numero che rappresenta il mese
dell'anno. Se mese è maggiore di 12, quel
numero di mesi verrà aggiunto al primo mese
dell'anno specificato. Ad esempio, DATA(1998;14;2)
restituirà il numero seriale che rappresenta
il 2 febbraio 1999.
Giorno è un numero che rappresenta il giorno
del mese. Se giorno è maggiore del numero
di giorni del mese specificato, quel numero
di giorni verrà aggiunto al primo giorno
del mese. Ad esempio, DATA(1998;1;35) restituirà
il numero seriale che rappresenta il 4 febbraio
1998.
Osservazioni
In Excel, le date vengono memorizzate come
numeri seriali in sequenza in modo da potervi
eseguire dei calcoli. Se la cartella di lavoro
utilizza il sistema di data 1900, la data
1 gennaio 1900 viene memorizzata come numero
seriale 1. Ad esempio, nel sistema di data
1900, la data 1 gennaio 1998 viene memorizzata
come numero seriale 35796 perché sono passati
35.795 giorni dal 1 gennaio 1900. Vedere.
L'orario viene memorizzato come numero decimale
frazione del giorno aggiunto alla data. La
funzione ORARIO(ora;minuto;secondo) restituisce
tale numero. In definitiva scrivendo in una
cella formattata data "12/03/2003 13:47"
Excel memorizza il numero 37692,57. Le funzioni
ANNO(numero), Mese(numero), Giorno(numero),
ora(numero), minuto(numero), secondo(numero)
restituiscono l'anno, il mese, il giorno,
l'ora, i minuti e i secondi di un numero
seriale. Se si vuole trasformare un numero
seriale in data e ora basta formattare la
cella in data in una delle forme proposte
dalla finestra di dialogo.
La funzione DATA risulta particolarmente
utile nelle formule in cui anno, mese e giorni
sono formule e non costanti.
1.1.3 Formattare le celle per differenti
valute
Esaminiamo ora la formattazione Valuta e
Contabilità di una cella. Esse permettono
di rappresentare i numeri nelle varie modalità
usate nel mondo finanziario.
La finestra di dialogo permette di scegliere,
nella categoria Valuta, il simbolo di valuta
e il numero di cifre decimali. Il formato
contabilità permette, inoltre, di avere incolonnati
il simbolo di valuta e le cifre decimali.
Ricordare che dalle Impostazioni Internazionali,
accessibili da Pannello di controllo, è possibile
impostare il separatore delle migliaia e
il separatore decimale.
1.1.4 Formattare le celle per valori percentuali
Un altro tipo di formattazione di cella molto
usato è il formato numero percentuale. Anche
questo è selezionabile dall'elenco Categorie
della Scheda Numero della finestra di dialogo
che si apre cliccando su Formato Celle...
accessibile dal menu Formato oppure cliccando
due volte sulla selezione di celle in modo
da attivare il menu di scelta rapida.
Se la cella è formattata come numero percentuale,
immettendo il valore 0.35 verrà visualizzato
35%. In pratica questo formato moltiplica
per cento il valore immesso e aggiunge il
simbolo %. Attenzione! Ricordare sempre che
la formattazione di cella è solo un modo
per visualizzare in un certo modo il numero
immesso; nei calcoli viene sempre usato il
numero così come è stato immesso. Anche se
nella cella appare 35%, nei calcoli viene
usato il valore 0,35.
1.2 Formattare le celle: testo
1.2.1 Modificare le dimensioni del testo
e formattare il contenuto delle celle
Dalla scheda Formato Numero, una cella può
essere formattata anche come testo. Ciò significa
che anche se inseriamo in una cella un numero,
esso verrà interpretato come se fosse un
testo (in altri termini come se in una cella
generica avessimo inserito " '1423 ").
Formattare il testo contenuto nelle celle
è cosa diversa. Dalla finestra di dialogo
Formato celle si può scegliere la scheda
Carattere.
In essa è possibile scegliere il font, le
dimensioni, lo stile, il colore e altre caratteristiche.
Il formato scelto verrà applicato a tutte
le celle della selezione su cui si sta operando.
E' chiaro che se una cella è formattata come
numero, tale formattazione permane e il formato
carattere verrà applicato ai numeri presenti
nelle celle.
Le varie opzioni di formattazione del testo
sono accessibili anche dalla barra degli
strumenti Formattazione, attraverso i pulsanti
relativi.
Il formato carattere scelto può essere applicato
a tutto il contenuto di una cella o di una
selezione oppure ad una parte del contenuto
di una cella. Per far ciò bisogna attivare
la modalità modifica nella cella cliccandoci
due volte. A questo punto si può selezionare
col mouse la parte di testo desiderato e
applicare colore, e formato testo desiderato.
Le modifiche di formattazione di una parte
di testo possono essere eseguite anche nella
barra della formula; la formattazione applicata
comparirà nella cella.
1.2.2 Modificare l'orientamento del testo
Scegliendo la scheda Allineamento della finestra
di dialogo Formato celle si può impostare
la disposizione del testo all'interno di
una cella
Il testo può essere allineato orizzontalmente
a sinistra, a destra o centrato, e verticalmente
in alto, in basso e al centro. Nella casella
Rientro si può impostare il valore del rientro
rispetto al bordo della cella.
Spuntando la casella Testo a capo, se il
testo immesso è troppo lungo per essere contenuto
nella cella, essa si allunga in modo che
esso va a capo. Naturalmente se la cella
venisse allungata orizzontalmente il testo
si ridispone fino a riempirla tutta. Le celle
vicine a destra e a sinistra, naturalmente,
si adegueranno alla nuova larghezza di riga.
Spuntando la casella Riduci e adatta il testo
immesso viene adattato alla cella rimpicciolendolo.
Spuntando la cella Unione celle, tutte le
celle della selezione vengono unite a formare
un'unica cella; le celle intorno conservano
la loro dimensione. L'unione celle permette
di creare tabelle complesse, moduli e altro.
La casella Orientamento, insieme alla casella
Gradi, permette di impostare l'orientamento
del testo, verticale o inclinato che sia.
Per orientare il testo si può immettere il
valore nella casella Gradi, oppure trascinare
col mouse il piccolo rombo rosso.
L'allineamento orizzontale del testo di una
selezione di celle si può fare anche direttamente
coi pulsanti relativi della barra Formattazione.
1.3 Formattare le celle: insieme di celle
1.3.1 Raggruppare le celle
Come accennato sopra, più celle possono essere
raggruppate per formare un'unica cella. Ciò
permette di ottenere tabelle molto articolate
e incolonnate in modo da formare veri e propri
modelli.
Per raggruppare più celle, effettuare la
selezione e aprire la finestra di dialogo
Formato Cella cliccando col destro del mouse
sulla selezione oppure dal menu Formato/Celle.
Spuntare la casella Unisci celle. Per eliminare
il raggruppamento da una selezione, togliere
il segno di spunta.
Per unire celle si può far uso del pulsante
Unisci celle ( ) della barra di Formattazione.
Le celle unite possono essere formattate
come tutte le altre celle.
1.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di
celle
Un'altra delle schede della finestra di dialogo
Formato celle è la scheda Bordo
In essa si possono impostare i bordi della
cella o di una selezione scegliendo il tipo
di linea, il colore e dove inserire i bordi.
Ciascun bordo può essere impostato separatamente
mediante i pulsanti che funzionano in modo
on-off e cioè cliccando si inserisce il bordo
e cliccando ancora si disinserisce. Il tutto
può essere controllato in anteprima nella
casella. Nella figura si vede come ciascuna
cella può avere i suoi bordi e i suoi sfondi.
Nella scheda Motivo si può scegliere sia
un colore di sfondo che un motivo di sfondo
per far risaltare i dati contenuti nelle
celle e rendere più leggibile la tabella.
Infine la scheda Protezione permette di proteggere
i dati.
Le celle possono essere bloccate e nascoste.
Perchè la protezione possa funzionare è necessario,
dopo aver spuntato le caselle Bloccata e
Nascosta, proteggere il foglio di lavoro
usando la voce di menu Strumenti/Protezione...
(eventualmente usando una password). Spuntando
Bloccata, Excel impedirà che il contenuto
della cella possa essere modificato; spuntando
Nascosta, non verrà visualizzata nella barra
della formula la eventuale formula in essa
contenuta, ma solo il suo valore.
Formattazione automatica. Alla fine di questo
paragrafo, ma sarebbe bene provarla prima,
parliamo della formattazione automatica,
che ci permetterà di vedere cosa può fare
Excel con la formattazione delle celle e
del testo.
Per attivare la formattazione automatica,
selezionare la zona da formattare fare click
su Formato/Formattazione automatica. Si apre
la finestra di dialogo, dalla quale si può
scegliere un modello di formattazione:
Naturalmente, una volta scelto il modello,
la formattazione può essere modificata a
piacere.
Cliccando sul pulsante Opzioni..., vengono
visualizzate le caselle di selezione in basso,
con le quali si può attivare o disattivare
ogni tipo di formattazione.
1.3.3 Formattazione condizionale
Se una cella contiene i risultati delle formule
o altri valori che si desidera controllare,
è possibile identificare le celle tramite
l'applicazione di formati condizionali. Sarà
possibile, ad esempio, applicare alle celle
uno sfondo verde, ovvero l'evidenziazione,
per valori di vendita effettiva superiori
ai valori di vendita prevista e uno sfondo
rosso per il caso contrario.
Quando cambiano le condizioni, se il valore
delle celle cambia e non corrisponde più
alle condizioni specificate, il formato condizionale
previsto per tali celle verrà temporaneamente
eliminato. I formati condizionali rimangono
applicati alle celle fino a quando non vengono
rimossi, anche se nessuna delle condizioni
specificate è presente e i formati non sono
visualizzati.
Per attivare la formattazione condizionale,
dopo aver selezionato la zona, cliccare su
Formato/Formattazione condizionale. Si apre
una finestra di dialogo in cui può essere
immessa la formula di condizionamento.
Il pulsante Aggiungi permette di inserire
una seconda condizione e anche una terza.
Nelle prime due caselle si sceglie la condizione
e nelle altre due si possono inserire o valori
costanti, oppure riferimenti a celle, selezionabili
direttamente sul foglio, cliccando sul quadratino
a destra.
1.4 Controllo ortografico
1.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico
Excel dispone, naturalmente, anche di un
controllo ortografico, che può essere attivato
dal menu Strumenti/Controllo ortografico,
oppure cliccando sul pulsante relativo (
)
Come si vede dalla finestra di dialogo, si
può scegliere il dizionario e, attraverso
i pulsanti, si possono effettuare tutte le
operazioni di correzione.
Cliccando su Strumenti/Correzione automatica
si apre una finestra di dialogo in cui è
possibile attivare la correzione durante
la digitazione e impostare gli errori ricorrenti
da correggere automaticamente.
Nella casella di testo Sostituisci può essere
inserito un errore che facciamo di frequente
e correggerlo col contenuto della casella
Con. In questo modo si può personalizzare
la correzione durante la digitazione.
1.5 Impostazione del documento
1.5.1 Modificare i margini
Per stampare correttamente il proprio lavoro
è importante imparare a regolare l'aspetto
del foglio, in modo che le stampe corrispondano
a ciò che si visualizza sullo schermo.
Anteprima di stampa
Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità
Anteprima di stampa, che permette di verificare
l'aspetto che il foglio assumerà una volta
stampato, impaginazione inclusa: aprite il
menu File e selezionate il comando Anteprima
di stampa, oppure fate clic sul pulsante
Anteprima di stampa ( ) sulla barra degli
strumenti Standard.
Excel apre la finestra dell'Anteprima di
stampa, in cui appare il vostro foglio di
lavoro a pagina intera e un cursore a forma
di lente di ingrandimento.
Se volete vedere una parte del foglio più
da vicino, fate clic con il mouse e ne ingrandirete
la visualizzazione, quindi fate clic per
tornare alla visualizzazione in modalità
foglio intero.
Per uscire dall'Anteprima di stampa e tornare
al foglio di lavoro attivo fate clic sul
pulsante Chiudi.
Definire i margini. I margini delimitano
l'area di stampa e permettono di dimensionare
lo spazio bianco tra il bordo del foglio
e i dati stampati sulla pagina. Per impostare
i margini scegliete il comando Imposta pagina
dal menu File e fate clic sulla scheda Margini,
Inserite le dimensioni desiderate nelle caselle
Superiore, Interiore, Sinistro e Destro.
Se dovete stampare un foglio di lavoro di
piccole dimensioni rispetto all'area di stampa,
potete centrarlo tra i margini orizzontale
e verticale selezionando una delle opzioni
Centra nella pagina.
Una volta definito le impostazioni, fate
clic su Anteprima di stampa per verificare
l'effetto dei margini sul documento stampato.
Se sono necessarie modifiche potete compierle
direttamente in anteprima di stampa, facendo
clic sul pulsante Margini e trascinando i
quadratini che appariranno sul foglio.
1.5.2 Aggiustare il documento
Excel di solito riempie una pagina intera
con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia
a stampare su una seconda pagina. Per assicurarvi
che la suddivisione delle pagine sia ordinata
e abbia un senso logico potete inserire le
interruzioni di pagina.
Per creare un'interruzione selezionate Visualizza/Anteprima
interruzione di pagina: Excel mostra il foglio
di lavoro con delle linee tratteggiate, che
indicano le interruzioni di pagina predefinite,
dettate dalle dimensioni della carta. Fate
clic nella cella in cui volete inserire un'interruzione
di pagina verticale o orizzontale e selezionate
Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia
un'interruzione di pagina verticale e orizzontale,
visualizzando una linea continua, a sinistra
e in cima alla cella selezionata. Per tornare
alla modalità di visualizzazione precedente
selezionate Visualizza/Normale.
Se avete selezionato la modalità di visualizzazione
Anteprima interruzioni di pagina, potete
regolare la posizione delle interruzioni
di pagina anche facendo clic con il mouse
e trascinandole.
Se non siete soddisfatti delle interruzioni
di pagina che avete aggiunto potete eliminarle
facilmente: dopo averle visualizzate, posizionate
il puntatore del mouse sulla linea blu continua
dell'interruzione di pagina che volete cancellare,
in modo che il puntatore si trasformi in
una doppia freccia, e tenendo premuto il
pulsante sinistro, trascinate il mouse verso
il lato superiore o sinistro del foglio di
lavoro, quindi rilasciate il pulsante.
1.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina
Quando si devono stampare più fogli relativi
agli stessi dati è utile inserire intestazioni
e piè di pagina che ne facilitino la lettura,
indicando, per esempio, il titolo o il numero
di pagina.
Per aggiungere un'intestazione o un piè di
pagina aprite il menu File e selezionate
il comando Imposta pagina, quindi fate clic
sulla scheda Intestazione e piè di pagina
della finestra di dialogo Imposta pagina.
Si può aprire direttamente la scheda anche
selezionando il comando Visualizza/lntestazione
e piè di pagina....
La scheda permette di stabilire il tipo di
intestazioni e piè di pagina da inserire
nel foglio. È possibile scegliere uno dei
modelli predefiniti che si trovano nelle
caselle Intestazione e Piè di pagina (come
il nome del foglio, la data e l'ora, il numero
della pagina, il nome del file o quello dell'autore)
oppure fare clic sui pulsanti Personalizza
intestazione o Personalizza piè di pagina
per modificare la formattazione o aggiungere
nuovi elementi alla propria intestazione
o al piè di pagina.
Dopo aver scelto le impostazioni che preferite
fate clic su OK e intestazioni e piè di pagina
saranno inseriti in tutte le pagine del foglio.
1.5.4 Cambiare l'orientamento del documento
Spesso i fogli di lavoro sono più larghi
che lunghi: in questi casi potete modificare
l'orientamento del foglio di lavoro (di solito
l'orientamento predefinito è quello verticale)
e selezionare l'orientamento orizzontale:
nella finestra Imposta pagina, selezionare
la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento,
fate clic sul pulsante Orizzontale.
Questa scheda permette di impostare anche
il rapporto fra le dimensioni di stampa.
Interessante è la scelta Adatta a: che permette
di contenere la selezione in una sola o più
pagine a piacere. Excel calcola la grandezza
dei caratteri e comprime la selezione o il
foglio fino a contenerla nelle pagine impostate
nelle caselle di testo. Fatte le scelte desiderate
si può controllare ciò che verrà stampato
cliccando sul pulsante Anteprima di stampa.
L'ultima scheda della finestra di dialogo
Imposta pagina è la scheda Foglio:
In questa scheda si possono impostare l'area
di stampa e le righe e colonne che si desidera
siano ripetute in ciascuna pagina. Gli intervalli
possono essere scritti direttamente nelle
caselle di testo, oppure selezionarli sul
foglio cliccando sull'icona a destra della
casella di testo: viene presentato il foglio
sul quale si può effettuare la selezione;
fatto ciò cliccare di nuovo sull'icona della
casella di testo che è rimasta visibile sul
foglio.
Si può decidere, infine, mediante le caselle
di selezione se stampare la griglia o no,
se stampare in nero e con qualità bozza e
la sequenza delle pagine da stampare, che
può essere orizzontale o verticale.
Fatte queste operazioni si è pronti per passare
alla stampa.
2.0 Stampa
2.1 Stampare semplici fogli elettronici
2.1.1 Usare le opzioni di base della stampa.
Anteprima
Stampare un foglio elettronico non è la stessa
cosa che stampare un documento .doc. Il fatto
è che un testo si estende solo in verticale,
mentre un foglio elettronico si estende sia
in orizzontale che in verticale, in modo
che nessun formato di carta o di stampante
riuscirebbe a contenerlo tutto.
Nei paragrafi precedenti si è già parlato
di molte impostazioni ed anche dell'anteprima
di stampa. Se in Word l'anteprima di stampa
non è praticamente necessaria in quanto il
programma è wyswyg, cioè vediamo direttamente
sullo schermo come il documento verrà stampato,
in Excel non è così, proprio perchè un foglio
di lavoro non è un testo in prosa. Allora
il miglior modo di procedere alla stampa
del documento è quello di controllarlo con
l'anteprima.
Cominciamo con l'esaminare la finestra di
dialogo che si apre cliccando su File/Stampa.
La finestra è simile a quella di Word; in
più offre la possibilità di stampare, oltre
ad una selezione, anche i fogli attivi e
tutta la cartella. Offre anche la possibilità
di stampare le pagine da... a... . Andiamo
con ordine.
Stampa tutto. Excel suddivide il foglio in
pagine a seconda della grandezza delle celle
e alla formattazione. Vi sono due modi per
vedere il contenuto delle pagine:
> usare la visualizzazione/Anteprima
interruzione di pagina. In questo caso sul
foglio appaiono in azzurro le linee di separazione
di pagina orizzontali e verticali e, stampato
in grigio, il numero di pagina. Trascinando
col mouse le linee di interruzione, si possono
reimpostare le pagine. Naturalmente non è
una modalità wyswyg, per cui non sono visibili
margini, intestazioni etc.
> usare l'anteprima di stampa
cliccando sul pulsante Anteprima. Nella finestra
che si apre, si possono scorrere e visionare
le pagine una ad una con la possibilità di
reimpostare margini, intestazioni etc. Una
lente di ingrandimento per cursore permette
di ingrandire punti particolari. Fare di
nuovo click per ritornare alla visione totale.
Stampa pagine da... a... Per scegliere le
pagine da stampare occorre sapere i numeri
di pagine. Essi si possono trovare o in visualizzazione
Anteprima interruzione di pagina oppure in
Anteprima di stampa. Individuate le pagine,
si può scegliere l'intervallo da stampare.
2.1.2 Vedere un documento in anteprima
Come detto prima, l'anteprima di stampa in
Excel è necessaria per avere l'idea precisa
di ciò che verrà stampato.
Per attivare l'anteprima di stampa si può
agire in diversi modi:
> cliccare sul pulsante
Anteprima di stampa della barra degli strumenti
standard ( )
> usare il comando File/Anteprima
di stampa
> cliccare sul pulsante
della finestra di dialogo che si apre col
comando File/Stampa
Facendo riferimento alla figura del paragrafo
precedente, i pulsanti "succ."
e "prec." permettono di scorrere
avanti e indietro le pagine, il pulsante
"Stampa.." apre la finestra di
dialogo di stampa, il pulsante "Imposta.."
apre la finestra di dialogo Imposta pagina
già esaminata in altro paragrafo, il pulsante
"Margini.." visualizza sul foglio
le linee dei margini, le quali possono essere
trascinate direttamente allo scopo di inserire
nella pagina qualche riga o qualche colonna
del foglio. Il pulsante "Anteprima di
interruzione di pagina" chiude la finestra
Anteprima di stampa e apre il foglio elettronico
in visualizzazione anteprima interruzione
di pagina
2.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera
cartella
Tornando alla finestra di dialogo Stampa,
nell'area "Stampa" si può selezionare
mediante le caselle di scelta esclusiva se
stampare l'intero foglio di lavoro o l'intera
cartella oppure soltanto la selezione.
Stampare l'intero foglio di lavoro. Innanzi
tutto si può stampare uno o più fogli di
lavoro a scelta. Per selezionare più fogli
di lavoro, cliccare, tenendo premuto il tasto
CTRL, sull'etichetta del foglio in basso
( ) (ricliccare tenendo premuto CTRL per
deselezionare). Excel valuta le zone del
foglio in cui sono presenti dati e propone
come stampa solo quella parte. Naturalmente
se si vogliono includere nella stampa righe
e colonne vuote o con i semplici bordi, si
può allargare l'area di stampa, impostandola
da File/Area di stampa, dopo averla selezionata.
Stampare tutta la cartella. Stampare tutta
la cartella equivale a selezionare tutti
i fogli in cui sono presenti dati. Anche
in questo caso, se si vogliono includere
o escludere dalla stampa zone, occorre impostarle
come area di stampa.
2.1.4 Stampare una parte del foglio
L'ultima voce del riquadro Stampa è "Selezione".
Questa opzione permette di stampare solo
la zona selezionata del foglio attivo. Talvolta
si ha necessità di comprimere in un unico
foglio stampato la selezione. In questo caso,
come già detto in altro paragrafo, si può
decidere il rapporto di stampa della selezione.
Cliccando su File/Imposta pagina oppure cliccando
sul pulsante Imposta.. della visualizzazione
Anteprima di stampa, si apre la finestra
di dialogo Imposta pagina, che abbiamo esaminato
in altro paragrafo. Nella scheda "Pagina"
si può impostare il rapporto o adattare alla
pagina.
Ciò fatto, non dimenticare di rivedere l'anteprima
per esser sicuri che tutto sia a posto.
Si può cliccare, alla fine, sul pulsante
Stampa.
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