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Lezione 8
Foglio elettronico
Parte seconda
1.0 Trovare e sostituire
1.1 Usare il comando Trova
Come nelle altre applicazioni Office, è possibile
cercare e trovare dati. Il comando è Modifica/Trova:
si apre la finestra di dialogo in cui è possibile
specificare gli elementi da cercare.
È possibile cercare testo o numeri specifici
che si desidera controllare o modificare
e quindi sostituire automaticamente i dati
trovati. È anche possibile selezionare tutte
le celle contenenti lo stesso tipo di dati
della cella attiva, ad esempio delle formule,
oppure le celle con contenuto diverso dalla
cella attiva.
Trovare testo o numeri
1. Selezionare l'intervallo di celle in cui
si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare
la ricerca nell'intero foglio, fare clic
su una cella qualsiasi.
2. Scegliere Trova dal menu Modifica.
3. Nella casella Trova immettere il testo
o i numeri da cercare.
4. Dalla casella Cerca in selezionare il
tipo di informazioni da cercare.
5. Scegliere il pulsante Trova successivo.
Nota Per annullare una ricerca in corso,
premere ESC.
1.2 Usare il comando Sostituisci
Nella finestra di dialogo Trova è presente
il pulsante Sostituisci.... Premendo tale
pulsante la finestra si modifica
In questo modo è possibile sostituire un
dato con un altro.
1. Selezionare l'intervallo di celle in cui
si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare
la ricerca nell'intero foglio, fare clic
su una cella qualsiasi.
2. Scegliere Sostituisci dal menu Modifica.
3. Nella casella Trova immettere il testo
o i numeri da cercare.
4. Nella casella Sostituisci con immettere
i caratteri da sostituire a quelli esistenti.
Per eliminare i caratteri indicati nella
casella Trova, lasciare vuota la casella
Sostituisci con.
5. Scegliere il pulsante Trova successivo.
6. Per sostituire solo le occorrenze evidenziate
dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci.
Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri
trovati, scegliere Sostituisci tutto.
Nota Per annullare una ricerca in corso,
premere ESC.
2.0 Righe e colonne
2.1 Inserire righe e colonne
Se si rende necessario ampliare la struttura
del foglio, introducendo nuovi elementi tra
le righe e le colonne presenti, potete aggiungere
con facilità nuove celle, righe o colonne.
Per inserire una cella o un intervallo di
celle posizionatevi sulla cella dove volete
che siano inserite le nuove unità e selezionate
un numero di righe corrispondente a quello
delle nuove unità che volete inserire: se,
per esempio, volete introdurre tre nuove
celle, selezionate tre righe.
Dopo aver selezionato l'intervallo di celle,
aprite il menu lnserisci e fate clic sulla
voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo
che permette di decidere se spostare le altre
celle del foglio a destra o in basso rispetto
al punto di inserimento.
Una volta scelta una delle opzioni della
finestra di dialogo, il programma completa
l'operazione aggiungendo le celle nel punto
indicato.
Si può aprire la finestra di dialogo Inserisci
celle anche con la tastiera, premendo la
combinazione di tasti Ctrl e +.
Per inserire una nuova colonna fra due colonne
esistenti la procedura è analoga. Posizionatevi
su una cella qualsiasi della colonna dove
volete introdurre la nuova unità, aprite
il menu Inserisci e scegliete la voce Colonna:
Excel provvede a inserire una colonna vuota
nella posizione selezionata. Se, per esempio,
ci si trova sulla colonna D, essa viene spostata
a destra di una posizione e al suo posto
è inserita una nuova colonna vuota.
Per inserire nuove righe, scegliete la voce
Righe dal menu Inserisci. La nuova riga farà
spostare le altre righe di una posizione.
2.2 Modificare la larghezza delle colonne
e l'altezza delle righe
La larghezza delle righe e l'altezza delle
colonne può essere impostata a piacere in
due modi:
Il primo modo consiste nel portare il cursore
sulle intestazioni nel punto di divisione
delle colonne e delle righe: esso si trasforma
in una riga con una freccia a doppia punta.
Ciò indica che trascinando a destra o a sinistra
per le colonne o sopra e sotto per le righe
si modifica la larghezza e l'altezza.
Per modificare l'altezza delle righe:
Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione
di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza
desiderata
Suggerimenti
* Adattare la riga al contenuto Per adattare
l'altezza della riga al contenuto delle celle,
fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione
di riga.
* Modificare l'altezza di più righe Per
modificare l'altezza di più righe, selezionarle,
quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione
di una delle righe selezionate. Per modificare
l'altezza di tutte le righe del foglio di
lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona
tutto e trascinare il bordo inferiore di
una delle righe.
Per modificare la larghezza delle colonne:
Trascinare il bordo destro dell'intestazione
di colonna fino ad assegnare alla colonna
la larghezza desiderata.
La larghezza di colonna visualizzata corrisponde
al numero medio di cifre del tipo di carattere
standard presenti in una cella.
Suggerimenti
* Adattare la larghezza al contenuto Per
adattare la larghezza della colonna al contenuto,
fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione
di colonna. Per applicare questa operazione
a tutte le colonne del foglio di lavoro,
fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi
fare doppio clic sul bordo destro di una
delle intestazioni di colonna.
* Modificare la larghezza di più colonne
Per modificare la larghezza di più colonne,
selezionarle, quindi trascinare il bordo
destro dell'intestazione di una delle colonne
selezionate. Per modificare la larghezza
di tutte le colonne del foglio di lavoro,
fare clic sul pulsante Seleziona tutto e
trascinare il bordo destro dell'intestazione
di una delle colonne.
* Copiare la larghezza Per copiare la larghezza
da una colonna a un'altra, selezionare una
cella nella colonna, fare clic sul pulsante
Copia sulla barra degli strumenti Standard,
quindi selezionare la colonna di destinazione.
Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica
e selezionare il pulsante di opzione Larghezza
colonne.
Il secondo modo si ottiene cliccando sulla
voce di menu Formato/Colonne e Formato/Righe:
in questo modo si apre un menu a discesa
La voce Adatta permette di adattare la larghezza
e l'altezza della cella al contenuto. Nascondi
e Scopri permettono di nascondere righe e
colonne selezionate e scoprire righe e colonne
nascoste. Le voci Altezza... e Larghezza...
fanno aprire una finestra di dialogo in cui
immettere il valore desiderato. Questo valore
rappresenta:
* il numero di caratteri contenuti nella
larghezza della colonna secondo il carattere
standard attivo
* l'altezza della riga in punti carattere
.
* Naturalmente i valori impostati vengono
applicati alle righe e alle colonne selezionate.
2.3 Cancellare righe e colonne
Quando si elimina una cella, questa viene
rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti
vengono spostate per riempire lo spazio lasciato
vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono
rimossi il contenuto (ovvero la formula e
i dati), i formati (inclusi quelli numerici
e condizionali nonché i bordi) e le note,
ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro.
Cancellare il contenuto, i formati o le note
delle celle
1. Selezionare le celle, le righe o le colonne
da cancellare.
2. Scegliere Cancella dal menu Modifica,
quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati
o Note.
Note
* Se si fa clic su una cella e si preme CANC
o BACKSPACE, verrà rimosso il contenuto della
cella ma non le note o i formati.
* Se si cancella una cella, verranno rimossi
i formati, il contenuto, le note o tutte
e tre queste informazioni. Il valore di una
cella cancellata è 0 (zero) e una formula
che contiene un riferimento a una cella cancellata
riceve il valore 0.
Suggerimento Per rimuovere tutte le note
da un foglio di lavoro, scegliere Vai a dal
menu Modifica, scegliere il pulsante Speciale
e selezionare Note, quindi scegliere Cancella
dal menu Modifica e infine Note.
Eliminare celle, righe o colonne
1. Selezionare le celle, le righe o le colone
da eliminare.
2. Scegliere Elimina dal menu Modifica.
Le celle circostanti verranno spostate per
riempire lo spazio lasciato vuoto.
Nota I riferimenti assoluti alle celle
spostate vengono aggiornati automaticamente
in modo da rifletterne la nuova posizione
e tenere aggiornate le formule. Le formule
del foglio di lavoro contenenti un riferimento
a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia
il valore di errore #RIF!.
3.0 Ordinare i dati
3.1 Disporre in ordine numerico crescente
o decrescente i dati selezionati
Quando si ordina un elenco, le righe vengono
ridisposte in base al contenuto di una colonna.
Per disporre un elenco in ordine alfanumerico
utilizzando i dati contenuti in una colonna,
è possibile specificare un tipo di ordinamento
crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura
e da A a Z).
Ordinare le righe in ordine crescente in
base al contenuto di una colonna
A meno che non vengano modificate, le opzioni
di ordinamento impostate per un elenco verranno
utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.
1. Fare clic su una cella della colonna
in base alla quale si desidera effettuare
l'ordinamento.
2. Fare clic su Ordinamento crescente ( ).
Ordinare le righe in base al contenuto di
due o più colonne
Per un risultato ottimale, è preferibile
assegnare delle etichette di colonna all'elenco
che si desidera ordinare.
1. Fare clic su una cella dell'elenco che
si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati. Si apre
la finestra di dialogo
3. Nelle caselle Ordina per e Quindi per
selezionare le colonne di cui si desidera
effettuare l'ordinamento.
Se occorre effettuare l'ordinamento in base
a più di tre colonne, ordinare l'elenco in
base a quelle meno significative. Se ad esempio
l'elenco contiene delle informazioni sugli
impiegati che si desidera ordinare per Ufficio,
Titolo, Cognome e Nome, sarà necessario ordinare
l'elenco due volte. La prima volta, selezionare
Nome dalla casella Ordina per e ordinare
l'elenco. La seconda volta, selezionare Ufficio
dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla
prima casella Quindi per e infine Cognome
dalla seconda casella Quindi per e ordinare
di nuovo l'elenco.
4. Selezionare le altre opzioni di ordinamento
desiderate, quindi scegliere OK.
Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a
4 utilizzando le colonne in ordine di importanza.
Note
* Se la colonna specificata nella casella
Ordina per contiene delle voci duplicate,
è possibile effettuare un ulteriore ordinamento
specificando un'altra colonna nella prima
casella Quindi per. Se anche questa colonna
contiene degli elementi duplicati, è possibile
specificare una terza colonna di ordinamento
nella seconda casella Quindi per.
* Quando si ordinano delle righe appartenenti
a una struttura del foglio di lavoro, verranno
ordinati i gruppi di livello più alto (di
livello 1) in modo che le righe e le colonne
di dettaglio restino unite anche nel caso
in cui siano nascoste.
Ordinare le colonne in base al contenuto
delle righe
1. Fare clic su una cella dell'elenco che
si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati.
3. Scegliere il pulsante Opzioni.
4. Nella casella Orientamento, selezionare
Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere
OK.
5. Nelle caselle Ordina per e Quindi per
selezionare le righe di cui si desidera effettuare
l'ordinamento.
Ordinare gli elenchi di mesi, di giorni della
settimana o gli elenchi personalizzati
1. Selezionare una cella o un intervallo
dell'elenco che si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati.
3. Scegliere il pulsante Opzioni.
4. Nella casella Prima chiave di ordinamento
selezionare l'ordinamento personalizzato
desiderato, quindi scegliere OK.
5. Selezionare le altre opzioni di ordinamento
desiderate, quindi scegliere OK.
Note
* L'ordinamento personalizzato viene applicato
solo per la colonna specificata nella casella
Ordina per. Per ordinare in base a più colonne
utilizzando un criterio personalizzato, è
necessario eseguire i singoli ordinamenti
separatamente. Per ordinare ad esempio le
colonne A e B in quest'ordine di importanza,
ordinare l'elenco prima in base alla colonna
B e specificare il tipo di ordinamento personalizzato
nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento,
quindi ordinare l'elenco in base alla colonna
A.
* Se si desidera disporre le voci di un elenco
secondo un ordine specifico, ad esempio nel
caso di dati organizzativi, è possibile utilizzare
un elenco personalizzato.
Tipi di ordinamento predefiniti
I tipi di ordinamento utilizzati in Microsoft
Excel consentono di ordinare i dati in base
al valore di questi ultimi anziché in base
al formato.
Di seguito vengono riportati i criteri seguiti
per l'ordinamento crescente. Per l'ordinamento
decrescente tale ordine va invertito, fatta
eccezione per le celle vuote che vengono
sempre poste alla fine.
Numeri I numeri vengono ordinati a partire
dal più piccolo numero negativo al più grande
numero positivo.
Ordinamento alfanumerico Quando si ordina
un testo alfanumerico, questo viene disposto
da sinistra verso destra e carattere per
carattere. Una cella contenente il testo
"A100" ad esempio verrà posta dopo
una cella contenente la voce "A1",
ma prima di una cella contenente la voce
"A11".
Il testo e le combinazioni di testo e numeri
vengono ordinati nel modo seguente:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spazio) ! " # $
% & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` {
| } ~ + < = > A B C D E F G H I J K
L M N O P Q R S T U V W X Y Z
Gli apostrofi (') e i trattini (-) vengono
ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza
tra due stringhe di testo è determinata dalla
presenza del trattino, il testo che lo include
viene ordinato per ultimo.
Valori logici Il valore logico FALSO viene
posto prima del valore logico VERO.
Valori di errore Tutti i valori di errore
hanno la stessa priorità di ordinamento.
Celle vuote Le celle vuote vengono sempre
poste alla fine.
3.2 Disporre in ordine alfabetico crescente
o decrescente i dati selezionati
Ordinare le righe in ordine decrescente in
base al contenuto di una colonna
A meno che non vengano modificate, le opzioni
di ordinamento impostate per un elenco verranno
utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.
1. Fare clic su una cella
della colonna in base alla quale si desidera
effettuare l'ordinamento.
2. Fare clic su Ordinamento
decrescente ( ).
Per tutte le altre modalità di ordinamento
vale ciò che è stato detto nel paragrafo
precedente riguardo all'ordinamento crescente.
Strutturare un foglio elettronico come un
database
Excel non solo è utile per organizzare e
manipolare numeri, ma può costituire un pratico
strumento per costruire in modo semplice
archivi di dati. Strutturando un foglio come
un database è possibile mettere in relazione
i dati in base a determinati criteri di ricerca,
cercare informazioni e riorganizzarle secondo
nuovi criteri di ordinamento.
Se si vuole rendere più efficiente la propria
agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile
trasferirla su un foglio elettronico. In
questo modo si possono ordinare tutti i nomi
dei propri conoscenti in base alla città
di residenza, oppure è possibile effettuare
una ricerca per scoprire in tempo utile la
data di un compleanno.
Per strutturare un foglio elettronico come
un database è necessario creare delle categorie
di ordinamento in base alle quali organizzare
i dati, per esempio, nel caso di un'agenda
con indirizzi, nome, numero di telefono,
data del compleanno ecc, in modo che ogni
categoria costituisca l'etichetta di una
colonna.
Un foglio elettronico di questo tipo contiene
la stessa categoria di dati in ciascuna colonna,
e i dati di ciascuna riga sono correlati
tra loro. Continuando con l'esempio dell'agenda,
mentre le colonne dovrebbero contenere i
dati dello stesso tipo (nome, indirizzo,
ecc.) in ogni riga andrebbero i dati riferiti
alla stessa persona.
Nell'inserire i dati è importante non lasciare
alcuna riga vuota e dare alle informazioni
un'impostazione omogenea, per esempio scrivendo
date e indirizzi sempre allo stesso modo.
Dopo aver creato una lista di dati omogenei
è possibile ordinarli secondo diversi parametri,
in modo da disporre le righe di un elenco
in base al contenuto di una colonna.
Nel caso dell'agenda, per esempio, è possibile
ordinare gli indirizzi secondo la città di
residenza, oppure in ordine alfabetico in
base al cognome e così via.
Per ordinare i dati di una lista selezionate
una delle celle che contengono i dati da
organizzare, aprite il menu Dati e fate clic
sulla voce Ordina: Excel apre una finestra
di dialogo nella quale è possibile scegliere
uno o più parametri di ordinamento.
Una volta selezionate le colonne e il tipo
di ordinamento che si vuole effettuare, fate
clic sul pulsante OK e Excel ridispone tutte
le righe del foglio in base all'ordine crescente
o decrescente dei valori contenuti nelle
colonne selezionate.
Filtrare i dati di una lista
Oltre a ordinare la lista in base a parametri
stabiliti, è possibile filtrare i dati in
modo da visualizzare soltanto le righe che
interessano. Dalla rubrica di indirizzi,
per esempio, è possibile ottenere la lista
di tutti gli amici residenti in una certa
città.
Il filtro permette non solo di visualizzare
i dati che interessano, ma anche di modificarli
o produrre grafici a partire da essi. A differenza
dell'ordinamento, lo strumento del filtro
non sposta le righe della lista, ma nasconde
le righe che non soddisfano i criteri di
selezione.
Per individuare rapidamente gli elementi
che volete visualizzare in un elenco, selezionate
una cella del foglio o una voce di campo,
aprite il menu e fate clic sulla voce Filtro,
quindi scegliete la voce Filtro automatico
dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante
di selezione per il filtro automatico a lato
di ogni etichetta di colonna.
Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti
di selezione per il filtro è possibile visualizzare
un menu con tutte le voci presenti nella
colonna e scegliere la voce in base alla
quale filtrare i dati. Per tornare a vedere
tutte le righe del foglio selezionate dal
menu la voce Tutto.
Filtri personalizzati
È anche possibile raffinare la ricerca e
applicare dei filtri personalizzati, cioè
filtri che possono essere utilizzati per
visualizzare righe in grado di soddisfare
più condizioni in una stessa colonna.
In questo modo, per esempio, nella lista
degli indirizzi si possono selezionare le
righe che fanno riferimento a più nomi di
città. Se scegliete la voce Personalizza
dal menu per il filtro che compare a lato
di ogni colonna, Excel apre una finestra
di dialogo nella quale è possibile indicare
i criteri di selezione.
Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore
di confronto in base al quale filtrare i
dati: gli operatori possono essere Uguale,
Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di
valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene,
ecc.
Una volta inserito l'operatore di confronto,
inserite il valore da utilizzare come termine
di confronto nella casella del valore alla
sua destra.
In un foglio per la contabilità, per esempio,
potrebbe essere necessario selezionare tutte
le voci di spesa che superano £ 200.000.
Nella finestra Personalizza è possibile utilizzare
anche due criteri di filtro per la stessa
colonna, per esempio cercare le righe che
contengono valori compresi fra £200.000 e
£400.000.
Dopo aver selezionato il primo operatore
di confronto , si deve fare clic sul pulsante
AND e introdurre un secondo operatore di
confronto.
4.0 Funzioni aritmetiche e logiche
Prima di passare all'uso di formule e funzioni
è bene chiarire meglio i riferimenti alle
celle e agli intervalli, in quanto essi sono
di norma usati nelle formule e nelle funzioni.
Un riferimento identifica una cella o un
intervallo di celle in un foglio di lavoro
e viene utilizzato per la ricerca dei valori
che si desidera includere in una formula.
Grazie ai riferimenti in una sola formula
è possibile utilizzare i dati contenuti in
diverse parti di un foglio di lavoro oppure
il valore di un'unica cella in più formule.
È inoltre possibile fare riferimento a celle
di altri fogli della stessa cartella di lavoro,
ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti
in altri programmi. I riferimenti a celle
in altre cartelle di lavoro sono denominati
riferimenti esterni e i riferimenti ai dati
di altri programmi sono denominati riferimenti
remoti.
In base all'impostazione predefinita, in
Excel viene utilizzato lo stile di riferimento
A1, in cui le colonne sono identificate da
lettere (da A a IV, per un totale di 256
colonne) e le righe sono identificate da
numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri
costituiscono le intestazioni di riga e di
colonna. Per fare riferimento a una cella,
immettere la lettera della colonna seguita
dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio
alla cella posizionata all'intersezione tra
la colonna D e la riga 50. Per fare riferimento
a un intervallo di celle, immettere il riferimento
della cella nell'angolo superiore sinistro
dell'intervallo, i due punti (:), quindi
il riferimento della cella nell'angolo inferiore
destro. Di seguito sono riportati esempi
di riferimenti.
Per fare riferimento a
Utilizzare
Cella all'intersezione della colonna A e
della riga 10
A10
Intervallo di celle delimitato dalla colonna
A e dalle righe da 10 a 20
A10:A20
Intervallo di celle delimitato dalla riga
15 e dalle colonne da B a E
B15:E15
Tutte le celle della riga 5
5:5
Tutte le celle delle righe da 5 a 10
5:10
Tutte le celle della colonna H
H:H
Tutte le celle delle colonne da H a J
H:J
Intervallo di celle delimitato dalle colonne
da A a E e dalle righe da 10 a 20
A10:E20
Lo Stile di riferimento R1C1 viene usato
maggiormente nelle macro e nelle routines
Visual Basic. In questo riferimento si inseriscono
dopo R il numero di riga e dopo C il numero
di colonna ad esempio R10C2 indica la cella
B10.
I riferimenti possono essere assoluti e relativi.
Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1)
e la formula viene inserita nella cella E1,
in questa cella comparirà la somma dei contenuti
delle celle da A1 a D1. Se ora copiamo la
formula nella cella E2 Excell intende che
il riferimento alle celle è relativo, cioè,
poichè la formula si trova in E2, l'intervallo
della formula diventa A2:D2 e la formula
copiata sarà =somma(A2:D2); e cos' via se
copiamo la formula in altre celle. Questo
tipo di riferimento si chiama relativo.
Se, al contrario, in una formula vogliamo
che il riferimento ad una cella o ad un intervallo
sia assoluto, e cioè che la cella o l'intervallo
rimanga sempre lo stesso copiando la formula,
allora dobbiamo far precedere i nomi di cella
dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($A$1:$D$1),
anche se copiamo la formula, viene sempre
riportata la somma relativa alle celle da
A1 a D1. E' da osservare che possiamo rendere
assoluti o relativi riga e colonna, oppure
l'una o l'altra. Così, se scriviamo $A1 intendiamo
dire che la colonna è relativa e cambierà
nelle formule copiate, mentre la riga rimane
fissa la 1. Possiamo avere perciò per una
cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo
relative riga e colonna, solo colonna, solo
riga, entrambe.
Etichette e nomi È possibile utilizzare
le etichette delle righe e delle colonne
di un foglio di lavoro per fare riferimento
alle celle delimitate da tali righe e colonne.
"Prezzo", "Quantità"
e "Totale" sono esempi di etichette
utilizzabili. In alternativa, è possibile
assegnare nomi descrittivi che rappresentino
celle, intervalli di celle, formule o valori
costanti.
Riferimenti 3D Se si desidera analizzare
dati presenti in una cella o un intervallo
di celle in più fogli all'interno della cartella
di lavoro, utilizzare i riferimenti 3D. Un
riferimento 3D include il riferimento di
cella o di intervallo preceduto da un intervallo
di nomi di fogli di lavoro. È possibile utilizzare
qualunque nome memorizzato tra il primo e
l'ultimo nome del riferimento. =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5)
ad esempio consente di addizionare i valori
contenuti nella cella B5 in tutti i fogli
compresi tra il Foglio 2 e il Foglio 13 inclusi.
Non è inutile, a questo punto, dare una definizione
di formula e funzione.
Una formula è un'insieme di costanti e riferimenti
uniti da operatori matematici. Una formula
in Excel inizia con = (uguale). Ad esempio
=(A1*235*B3+C5) è una formula che inserisce
nella cella il risultato delle operazioni
contenute in essa. Gli operatori matematici
riconosciuti da Excel sono
+
Somma
-
Sottrazione
*
Moltiplicazione
/
Divisione
%
Percentuale
^
Elevamento a potenza
=
Uguale a
>
Maggiore di
<
Minore di
>=
Maggiore di o uguale a
<=
Minore di o uguale a
<>
Diverso da
&
Concatenamento di testo
Essi sono chiamati anche funzioni in quanto
effettuano un calcolo fra dati o fra funzioni.
Una funzione è una ruotine che Excel richiama
ogni volta che la incontra e che fornisce
un valore (numerico o di stringa) calcolato
dalla routine. Ad esempio somma(intervallo)
è una funzione che calcola la somma dei contenuti
dell'intervallo di celle specificato, Adesso()
calcola la data odierna. Excel contiene moltissime
funzioni per tutte le esigenze di calcolo.
Cercare nella guida alle voci Funzioni matematiche
e trigonometriche, Funzioni statistiche,
funzioni del database, funzioni data e ora
etc.. Una funzione termina sempre con aperta
e chiusa parentesi () anche se fra di esse
non vi sono parametri.
4.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche
Le funzioni più importanti sono senza dubbio
gli operatori aritmetici (+ - * /) di somma,
differenza, prodotto e quoziente, che permettono
di costruire formule per tutte le esigenze
insieme all'operatore elevamento a potenza
(^). Ricordiamo ancora che una formula comincia
sempre con =(uguale) e può contenere costanti,
riferimenti di celle e di intervalli, funzioni.
Se in una formula sono presenti diversi operatori,
l'ordine di esecuzione delle operazioni sarà
quello illustrato nella tabella che segue.
Se una formula contiene operatori dotati
della stessa precedenza, come quelli di moltiplicazione
e divisione, essi verranno calcolati da sinistra
a destra. Per modificare l'ordine del calcolo,
racchiudere tra parentesi la parte della
formula che si desidera calcolare prima.
Operatore
Descrizione
: (due punti)
(spazio singolo)
; (punto e virgola)
Operatori di riferimento
–
Negazione (–1)
%
Percentuale
^
Elevamento a potenza
* e /
Moltiplicazione e divisione
+ e –
Addizione e sottrazione
&
Concatenazione di stringhe
= < > <= >= <>
Confronto
Quando in una cella viene introdotta una
formula che contiene riferimenti, se qualche
valore contenuto nei riferimenti cambia,
Excel ricalcola le formule e aggiorna i valori
nelle celle contenenti le formule.
Per accedere a tutte le funzioni disponibili
in Excel si può attivare il comando Inserisci/Funzione...
dalla barra del menu. Si apre la finestra
di dialogo Incolla Funzione che presenta
l'elenco di tutte le funzioni.
In basso è riportata una spiegazione e la
sintassi della funzione. Per ulteriori informazioni
si può cliccare sulla guida (?) in basso
a sinistra.
Scelta la funzione è sufficiente fare click
su di essa. Si apre un'altra finestra in
cui è possibile scegliere le celle o gli
intervalli interessati
Nelle funzioni e nelle formule sono contenuti,
in genere, celle e intervalli. Per individuare
l'intervallo contenuto in una formula è sufficiente
fare doppio click sulla cella che contiene
la formula. Excel evidenzia con un contorno
azzurro l'intervallo. Per cambiare il riferimento
si può trascinare il contorno in un'altra
posizione oppure modificarlo trascinando
col sinistro il quadratino di riempimento
della selezione. Fatte le modifiche è sufficiente
premere INVIO.
4.2 Riconoscere i messaggi standard di errore
associati a formule
Se non è possibile calcolare il risultato
di una formula, verrà visualizzato un valore
di errore. È possibile ad esempio che si
verifichi un errore se si utilizza del testo
laddove la formula richiede un valore numerico,
se si elimina una cella a cui fa riferimento
una formula oppure se si utilizza una cella
non sufficientemente ampia da consentire
la visualizzazione del risultato.
Altri valori di errore possono dipendere
da ragioni esterne alla formula stessa. Se
ad esempio una formula visualizza #N/D oppure
#VALORE!, è possibile che l'errore risieda
in una cella a cui la formula fa riferimento.
È possibile individuare le celle che forniscono
valori di errore alle formule tramite gli
strumenti di controllo nel modo seguente
1. Visualizzare la barra degli
strumenti Controllo scegliendo Controllo
dal menu Strumenti, quindi Barra degli strumenti
Controllo.
Prima di utilizzare la barra degli strumenti
Controllo, scegliere Opzioni dal menu Visualizza
e assicurarsi che nella scheda Visualizza
sia selezionato il pulsante di opzione Mostra
tutto o Mostra segnaposti.
2. Fare clic sulla cella in
cui è visualizzato l'errore.
3. Fare clic sul pulsante
Individua errore ( ).
Nota Per selezionare la cella all'estremità
opposta di una freccia di controllo, fare
doppio clic sulla freccia stessa.
Gli errori più ricorrenti, che compaiono
in una cella che contiene una formula errata
sono:
Errore #####
Un valore di errore ##### si verifica quando
la cella contiene un numero, una data o un'ora
che non rientra nella cella oppure quando
contiene una formula di data e/o di ora che
genera un risultato negativo.
Errore #VALORE!
Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato
quando viene utilizzato un tipo di argomento
o di operando errato oppure se la caratteristica
Correzione automatica formula non è in grado
di correggere la formula.
Errore #DIV/0!
Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato
quando il divisore di una formula è uguale
a 0 (zero).
Errore #NOME?
Il valore di errore #NOME? viene visualizzato
quando il testo contenuto in una formula
non viene riconosciuto.
Errore #N/D
Il valore di errore #N/D viene visualizzato
quando il valore che occorre a una funzione
o a una formula non è disponibile. Se certe
celle del foglio di lavoro sono destinate
a contenere dati non ancora disponibili,
immettere il valore #N/D in queste celle.
In tal modo le formule che fanno riferimento
a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno
semplicemente il valore #N/D.
Errore #RIF!
Il valore di errore #RIF! viene visualizzato
quando un riferimento di cella non è valido.
Errore #NUM!
Il valore di errore #NUM! viene visualizzato
quando si verifica un problema con un numero
contenuto in una formula o in una funzione.
Errore #NULLO!
Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato
quando si specifica un'intersezione di due
aree che non si intersecano.
4.3 Usare lo strumento riempimento automatico
per copiare o incrementare dati
Nella seconda sezione si è già parlato di
copiare e incollare dati e come ottenere
automaticamente serie di dati. Ricordiamo
in questo paragrafo che per copiare o spostare
i dati (valori o formule) contenuti in una
selezione, oltre che operare con i comandi
Taglia, Copia e Incolla, possono essere usati
i pulsanti sinistro e destro del mouse e
il tasto CTRL una volta posizionato il cursore
sul bordo della selezione o sul quadratino
di riempimento automatico. I risultati che
si ottengono trascinando con le varie combinazioni
di tasti sono:
Trascinando dal bordo della selezione
Trascina la selezione col pulsante sinistro
del mouse
Sposta la selezione nel punto desiderato.
Verranno chieste informazioni se sono presenti
altri dati
CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistro
del mouse
Copia la selezione nel punto desiderato.
Verranno chieste informazioni se sono presenti
altri dati
Trascina la selezione col pulsante destro
del mouse con o senza il tasto CTRL
Si apre un menu di scelta rapida per effettuare
diverse azioni
Trascinando dal quadratino di riempimento
della selezione
Trascina la selezione col pulsante sinistro
del mouse
Riempie le celle contigue con serie dipendenti
dal tipo di dati, come numeri, mesi, giorni
etc., crescenti o decrescenti a seconda dello
spostamento.
CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistro
del mouse
Copia la selezione nelle caselle ricoperte
nello spostamento del mouse.
Trascina la selezione col pulsante destro
del mouse con o senza il tasto CTRL
Si apre un menu di scelta rapida per effettuare
diverse azioni
Trascinando col destro del mouse il quadratino
di riempimento, in particolare, si apre il
menu di scelta rapida. Se si fa click sulla
voce Serie... si apre una finestra di dialogo
in cui si può decidere con che tipo di serie
si devono riempire le celle.
4.4 Capire e usare i riferimenti relativi
e assoluti nelle formule e funzioni.
Abbiamo spiegato nell'introduzione che cos'è
un riferimento relativo e assoluto. Aggiungiamo
qui qualche approfondimento.
La potenza del foglio elettronico sta nel
fatto che esso calcola proprio facendo riferimento
alle celle del foglio o addirittura di altri
fogli o di altre cartelle, di modo che, se
vengono modificati i dati dei riferimenti,
vengono ricalcolate tutte le formule e nelle
relative caselle appaiono i dati aggiornati.
Nelle tabelle, molto spesso si ha bisogno
di totali parziali e complessivi oppure di
formule che calcolino un valore in base ai
dati contenuti in righe o colonne. In questi
casi sarebbe noioso riscrivere per ogni riga
o colonna la stessa formula con i riferimenti
cambiati. Ecco allora che Excel intende,
per default, che il riferimento è relativo,
per cui, copiando la formula nella riga successiva,
automaticamente i riferimenti vengono fatti
ai dati della riga successiva, a meno che
gli indici di riga e colonna non vengano
fatti precedere dal simbolo $; in tal caso
Excel intende il riferimento come assoluto.
Prendiamo ad esempio una formula che calcola
la forza di attrazione newtoniana, date le
masse di due corpi e la distanza ( F=k*M*m/d2).
I dati siano disposti nel seguente modo:
in A1 sia presente la costante k
nell'intervallo A2:C2 siano presenti M, m,
e d. Altri valori di M, m e d siano presenti
nelle righe successive negli intervalli A3:C3,
A4:C4 etc.
Nella cella D2 scriviamo la formula, che
risulterà
=$A$1*A2*B2/(C2^2)
La cella A1 deve essere un riferimento assoluto
perchè nella formula il valore è sempre lo
stesso. Le celle A2, B2 e C2 sono riferimenti
relativi, perchè nelle diverse righe i valori
di M, m e d cambiano. Copiando la formula
nelle celle D3, D4 etc. essa per ogni riga
sarà cambiata automaticamente rispettando
il riferimento. Così in D3 la formula diventa
=$A$1*A3*B3/(C3^2) , in D4 diventa =$A$1*A4*B4/(C4^2)
etc.. Se non avessimo messo il simbolo di
riferimento assoluto, $, davanti alla cella
A1 le formule sarebbero diventate in D3
=A2*A3*B3/(C3^2), in D4 =A3*A4*B4/(C4^2),
chiaramente errate perchè in A2, A3 etc.
sono contenuti valori di M.
4.5 Usare la funzione di somma.
Tutte le funzioni matematiche, con la loro
sintassi e spiegazioni, si possono trovare
nella guida di Excel cercando "Funzioni
matematiche e trigonometriche". Allo
stesso modo si possono cercare le "Funzioni
statistiche", le "Funzioni di database"
etc. In questo paragrafo trattiamo soltanto
la funzione somma() e nel successivo la funzione
media(), semplicemente per fare un esempio
ed essendo esse molto usate.
Funzione SOMMA
Somma tutti i numeri presenti in un intervallo
di celle.
Sintassi
SOMMA(num1;num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti
di cui si desidera il valore totale o somma.
* I numeri, i valori logici
e la rappresentazioni di numeri in formato
testo digitati direttamente nell'elenco degli
argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere
i primi due esempi che seguono.
* Se un argomento è costituito
da una matrice o da un riferimento, verranno
utilizzati solo i numeri presenti nella matrice
o nel riferimento, mentre le celle vuote,
i valori logici, il testo o i valori di errore
verranno ignorati. Vedere il terzo degli
esempi che seguono.
* Gli argomenti rappresentati
da valori di errore o da testo non convertibile
in numeri determinano degli errori.
Esempi
SOMMA(3; 2) è uguale a 5
SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a
6 in quanto i valori in formato testo vengono
convertiti in numeri e il valore logico VERO
viene considerato uguale a 1.
A differenza di quanto illustrato nell'esempio
precedente, se A1 contiene "3"
e B1 contiene VERO:
SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i
riferimenti a valori non numerici presenti
nei riferimenti non vengono convertiti.
Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono
i valori 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMMA(A2:C2) è uguale a 50
SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150
La funzione somma è la funzione più comunemente
usata. Se essa serve solo a verificare la
somma di un certo intervallo di celle, ricordare
che quando viene selezionata una zona del
foglio, appare automaticamente la somma dei
valori numerici sulla barra di stato.
Naturalmente la funzione somma (come tutte
le altre funzioni) possono entrare a far
parte di una formula. Per esempio =A3*135/somma(A5:D10)
effettua il prodotto fra il contenuto della
cella A3 per 135 e divide per la somma dei
valori dell'intervallo A4:D10.
4.6 Usare la funzione di media.
La funzione media() fa parte delle "Funzioni
statistiche" il cui elenco completo
si può trovare nella guida di Excel
Funzione MEDIA
Essa restituisce la media aritmetica degli
argomenti.
Sintassi
MEDIA(num1; num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti
numerici di cui si desidera calcolare la
media.
Osservazioni
* Gli argomenti devono
essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti
che contengono numeri.
* Se una matrice o un riferimento
contiene testo, valori logici o celle vuote,
tali valori verranno ignorati. Le celle contenenti
il valore zero verranno invece incluse nel
calcolo.
Suggerimento Quando si calcola la media
delle celle, tenere presente la differenza
esistente tra celle vuote e celle che contengono
il valore zero, soprattutto nel caso in cui
sia stata deselezionata la casella di controllo
Zeri nella scheda Visualizza, che è possibile
visualizzare scegliendo Opzioni dal menu
Strumenti. Le celle vuote non vengono conteggiate,
al contrario degli zeri.
Esempi
Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi
e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2:
MEDIA(A1:A5) è uguale a 11
MEDIA(Punteggi) è uguale a 11
MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10
MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5)
è uguale a 11
Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi
e contiene i numeri 4, 18 e 7:
MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a
10,5
Oltre la media aritmetica esistono le funzioni
matematiche di altre medie:
MEDIA.DEV Restituisce la media delle deviazioni
assolute dei valori rispetto alla loro media
MEDIA Restituisce la media degli argomenti
MEDIA.VALORI Restituisce la media degli
argomenti, inclusi i numeri, il testo e i
valori logici
MEDIA.GEOMETRICA Restituisce la media geometrica
MEDIA.ARMONICA Restituisce la media armonica
MEDIANA Restituisce la mediana dei numeri
specificati
MEDIA.TRONCATA Restituisce la media della
parte interna di un insieme di dati
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