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Lezione 5
Elaborazione testi
Parte Seconda
1.0 Formattazione
1.1 Formattare un testo
1.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei
caratteri
L'aspetto del testo è determinato dal formato
del carattere. È possibile scegliere il tipo
di carattere (font), rendere più grandi o
più piccole le lettere, trasformarle in grassetto,
corsivo o sottolineato. Font è l'insieme
di lettere, numeri e simboli che formano
un particolare carattere tipografico.
I termini font e carattere tipografico sono
utilizzati con lo stesso significato. Di
solito il font predefinito in Word è il Times
New Roman, un carattere classico simile a
quello utilizzato da molte riviste e giornali.
Per modificarlo si possono scegliere due
strade. La prima consiste nel selezionare
il menu Formato dalla barra dei menu e fare
clic sulla voce Carattere: Word apre una
finestra per la modifica approfondita, completa
di tutte le opzioni per personalizzare i
caratteri.
L'altro metodo, più veloce ma meno ricco
di opzioni, consiste nel lavorare direttamente
sulla barra degli strumenti Formattazione,
modificando il tipo di carattere nella casella
Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione
nella casella Dimensione carattere.
In questo caso è sufficiente selezionare
il pulsante freccia posto a lato del menu
a discesa a fare clic: compare la lista di
tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce
è visualizzata secondo l'impostazione grafica
del carattere corrispondente, in modo da
dare un'idea dell'effetto grafico prodotto
dal carattere.
Una volta scelto il tipo di carattere che
si vuole utilizzare, si deve selezionarlo:
a questo punto si potrà scrivere del nuovo
testo secondo il carattere scelto, o anche
modificare l'impostazione di una porzione
di testo precedentemente selezionata.
Se si apre la finestra Formato Carattere,
invece, si può lavorare con tre schede: Tipo,
Spaziatura e posizione ed Effetti di testo.
1.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.
La scheda Tipo permette di definire stili,
dimensioni e caratteristiche del carattere.
Al suo interno sono presenti i menu a discesa
per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni,
gli stessi disponibili nella barra degli
strumenti Formattazione. Selezionando il
menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo
una delle voci elencate è possibile vedere
l'effetto grafico del carattere scelto nella
finestra di anteprima. Per mettere in evidenza
determinate parole si può formattarle con
il grassetto, il corsivo e il sottolineato,
selezionando l'opzione nella casella Stile.
Per modificare lo stile del testo risulta
più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto,
Corsivo e Sottolineato posti sulla barra
degli strumenti Formattazione: di solito,
infatti, la formattazione in grassetto, corsivo
o sottolineato riguarda brevi porzioni di
testo, deve essere variata spesso e richiede
pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi.
1.1.3 Colori e brio nel testo
Nella finestra Tipo carattere è possibile
modificare le dimensioni del carattere, colorare
porzioni di testo, inserire sottolineature
particolari per le singole parole o per intere
porzioni di testo. Inoltre, una lunga lista
di caselle di opzione permette di aggiungere
effetti particolari al testo, quali il rilievo
o l'ombreggiatura.
Le dimensioni o corpo del carattere è espressa
in punti tipografici. La dimensione standard
per una lettera commerciale è 12 punti. I
testi di un quotidiano hanno in genere un
corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali
possono essere di 72 punti o più.
Spaziatura e posizione è la seconda scheda
della finestra Formato carattere e permette
di variare lo spazio tra i caratteri e la
loro posizione rispetto alla riga immaginaria
di scrittura. In particolare, la casella
Proporzioni consente di dilatare o restringere
le proporzioni del testo rispetto alla grandezza
normale.
La casella Spaziatura, invece, permette di
introdurre maggiore o minore spazio tra i
caratteri rispetto a quello previsto dal
tipo di carattere usato. Introducendo un
diverso valore di spaziatura è quindi possibile
modificare la distanza tra le singole lettere
del testo.
Attraverso la casella Posizione, invece,
è possibile variare la posizione della scrittura
da quella normale dove essa è posta al centro
della linea di scrittura, a quella di apice
o pedice, dove invece i caratteri sono posti
rispettivamente sopra o sotto tale riga.
Sia per la spaziatura sia la posizione dei
caratteri Word propone comunque un valore
predefinito, che è possibile modificare utilizzando
i pulsanti di incremento e decremento.
L'ultima scheda della finestra Formato carattere
riguarda alcuni "effetti speciali"
che è possibile attribuire al testo (Coriandoli,
Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...)
ma che non sono trasportabili sulla pagina
stampata e saranno stampati come caratteri
sottolineati o in corsivo. Queste impostazioni
grafiche possono servire per evidenziare
in modo originale delle parti di testo che
aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire
rudimentali prototipi di presentazione multimediale
o di pagine Web.
Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente
formattato nel carattere, nelle dimensioni
del carattere, nel tipo di stile e così via.
Per creare un altro blocco di testo con lo
stesso aspetto non è necessario ripetere
tutta la procedura di formattazione: si può
utilizzare il pulsante Copia formato , che
si trova sulla barra degli strumenti Formattazione.
Selezionate un blocco di testo che contiene
la formattazione da utilizzare su un altro
blocco di testo e fate clic sul pulsante
Copia formato: il cursore del mouse si trasforma
in un cursore a barra con un pennello a sinistra.
Selezionate il testo che volete formattare:
quando rilasciate il pulsante del mouse,
Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche
di formattazione del primo blocco di testo.
Oltre a variare tipo di carattere e grandezza,
è possibile intervenire anche sul colore
dei caratteri adattandolo ai propri gusti.
Per modificare il colore di una porzione
di testo selezionatela con il mouse e utilizzare
il pulsante Colore carattere , posizionato
sulla barra degli strumenti Formattazione.
Se si fa clic direttamente sul pulsante si
applica il colore che appare nella sottolineatura
della lettera A (l'ultimo colore utilizzato);
per selezionare un carattere diverso fate
clic sulla piccola freccia nera a lato del
pulsante e scegliere il colore preferito
dalla finestra di opzioni.
È anche possibile mettere in evidenza frasi
e parole con un evidenziatore colorato, proprio
come si fa quando si scrive o si legge un
documento su carta. Per evidenziare il testo
fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate
con il mouse (il cui puntatore nel frattempo
si è trasformato in un pennarello) la parte
di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione
è sufficiente selezionare il testo e fare
clic sulla casella Non presente che si trova
tra le opzioni di colori.
L'evidenziazione di parti del documento risulta
molto utile quando si deve "passare"
il documento ad altri utenti incaricati di
correggerlo o controllarlo. Per evidenziare
parti di un documento da stampare con una
stampante monocromatica è consigliabile utilizzare
un colore chiaro. Per modificare il colore
dell'evidenziazione fate clic sulla freccia
accanto al pulsante Evidenzia e selezionare
il colore preferito. È possibile visualizzare
o nascondere l'evidenziazione, ma non il
testo evidenziato, sullo schermo e nella
stampa del documento scegliendo la voce Opzioni
del menu Strumenti e selezionando o deselezionando
la casella di controllo Testo evidenziato
nella scheda Visualizza.
1.1.4 Allineamento del testo
Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto
attribuito al testo, avviene a livello di
paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura
tra le righe, tabulazioni, allineamento dei
testi e così via.
Per impostare questi elementi fate clic sulla
voce Paragrafo del menu Formato: Word apre
una finestra di dialogo nella quale sono
visualizzate due schede, Rientri e spaziatura
e Distribuzione testo.
La scheda Rientri e Spaziatura permette di
definire lo spazio tra le lettere e tra le
righe del paragrafo, il rientro di paragrafo
e l'allineamento del testo.
La casella Allineamento contiene un menu
a discesa dal quale è possibile scegliere
l'allineamento a sinistra, a destra, centrato
o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata
è la giustificazione del testo, che permette
di ordinare il testo in modo che sia perfettamente
allineato con i margini sinistro e destro
del foglio. Quando si seleziona questa funzione
Word calcola per ogni riga lo spazio tra
i caratteri presenti e li dispone in modo
che le righe siano tutte della stessa larghezza.
Dopo aver selezionato il testo è possibile
scegliere l'allineamento preferito semplicemente
facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano
nella barra degli strumenti Formattazione
La casella Livello struttura, invece, permette
di scegliere, da un menu a discesa, i livelli
di testo da assegnare ai paragrafi del documento.
I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta
dì strumenti che permettono di ordinare e
gestire in modo gerarchico i contenuti del
testo. I diversi livelli dì struttura assegnati
ai paragrafi potranno essere visualizzati
con l'opzione Struttura del menu Visualizza.
1.1.5 Rientri dei paragrafi
Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano
anche i comandi che permettono di dare rilievo
grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso
il documento. E' ormai convenzione, infatti,
evidenziare con accorgimenti grafici i diversi
paragrafi di un documento: per farlo è possibile
dividere i paragrafi lasciando una riga di
spazio, oppure introdurre per la prima riga
di ciascun paragrafo un rientro di riga che
aumenti la distanza dal margine.
La prima area della finestra, chiamata Rientri,
contiene diverse caselle per stabilire un
margine di rientro, per la prima riga di
ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro
basta fare clic sui pulsanti di incremento
e decremento di ciascuna casella e continuare
fino a quando si raggiunge il livello di
rientro desiderato: di solito si usa non
superare il mezzo centimetro. Il rientro
più utilizzato è quello del margine sinistro,
ma è possibile anche applicare dei rientri
a destra, o dei rientri sporgenti, utili
quando si creano elenchi o bibliografie.
I rientri sporgenti permettono di creare
una gerarchia ancora più articolata tra le
parti del testo e di organizzare maggiormente
la struttura visiva del documento. Per applicare
un rientro sporgente è necessario selezionare
la casella Speciale e scegliere dal menu
a discesa la voce Sporgente.
1.1.6 Cambiare l'interlinea testo
La seconda area della finestra è chiamata
Spaziatura e permette di introdurre degli
spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe
all'interno di ciascun paragrafo.
Infatti, se nelle relazioni e nei documenti
lunghi è maggiormente utilizzato il rientro
di paragrafo per evidenziare i paragrafi,
nelle lettere formali e nei documenti brevi
si usa spaziare con una riga vuota i diversi
paragrafi del testo. È possibile impostare
questa opzione per l'intero documento modificando
i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno
dell'area spaziatura: la casella Prima indica
lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo
selezionato, mentre la casella Dopo imposta
lo spazio tra un paragrafo e quello successivo.
La casella Interlinea, invece, non modifica
solo la distanza tra i diversi paragrafi,
ma si applica a tutte le righe del documento.
Diversi tipi di documento richiedono impostazioni
di interlinea differenti: se si vuole dare
maggiore leggerezza al testo per facilitare
la lettura di documenti lunghi, per esempio
di relazioni, è utile aumentare il valore
della spaziatura da quello di interlinea
singola, che è il valore predefinito, a un
valore superiore, per esempio interlinea
1,5 righe o addirittura interlinea doppia,
cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna
riga di scrittura.
La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima,
che permette di avere una visione del testo
formattato secondo i parametri inseriti.
Per visualizzare il formato di un paragrafo
si può selezionare il pulsante ? dalla Barra
dei menu, scegliere la voce Guida rapida
e portare il cursore del mouse, che nel frattempo
si è trasformato in un punto interrogativo,
all'interno di un paragrafo.
Quando si fa clic compare la descrizione
delle formattazioni che sono state applicate
al paragrafo e al carattere.
È possibile modificare i rientri di paragrafo
in modo rapido utilizzando gli indicatori
posti sul righello orizzontale di Word .
AI confine tra l'area bianca del foglio,
che indica la parte in cui è possibile scrivere,
e quella grigia, che rappresenta i margini,
si trovano gli indicatori, che permettono
di modificare le impostazioni della larghezza
di rientri, margini e colonne. Puntando il
mouse sul punto di incontro dei due indicatori,
in modo che il puntatore si trasformi in
una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo,
si può spostare il margine del foglio.
Facendo clic sul rettangolino posto sotto
l'indicatore inferiore, invece, è possibile
spostare il paragrafo selezionato, in modo
che presenti un margine diverso da quello
generale.
Spostando solo l'indicatore superiore si
può fare rientrare la prima riga rispetto
al paragrafo. L'indicatore inferiore permette
di creare dei rientri sporgenti, in cui è
il paragrafo a rientrare rispetto alla prima
riga.
1.1.7 Sillabazione del testo testo
La seconda scheda della finestra Formato
paragrafo, Distribuzione testo, serve per
distribuire in modo razionale all'interno
della pagina le righe dei paragrafi.
La casella d'opzione Controlla righe isolate,
per esempio, impedisce che l'ultima riga
di un paragrafo venga stampata in una nuova
pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo
nuovo sia disposta alla fine della pagina.
Le caselle d'opzione Mantieni assieme le
righe e Mantieni con il successivo permettono
di impedire che il programma inserisca interruzioni
di pagina all'interno di uno stesso paragrafo
o tra due paragrafi selezionati, in modo
da evitare che due paragrafi collegati così
come un paragrafo e il suo titolo si vengano
a trovare su due pagine differenti. La spunta
della casella Non sillabare mantiene le parole
intere senza essere spezzate a fine rigo.
La sillabazione è utile quando viene scelto
l'allineamento giustificato per evitare grandi
spazi fra parole, che risultano antiestetici.
1.1.8 Copiare la formattazione.
Per copiare il formato di un testo selezionato,
in un'altra parte di testo occorre selezionare
il testo formattato e poi fare click sul
pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma
in pennello. Portarsi all'inizio del testo
da formattare e selezionarlo col mouse. Quando
si rilascia il pulsante del mouse la formattazione
viene applicata al testo.
Finito di copiare il formato, il pulsante
Copia formato si disattiva. Per mantenerlo
attivo per più operazioni occorre cliccare
due volte. Alla fine rifare click per disattivare
il copia formato.
1.2 Altre funzionalità
1.2.1 Tabulazioni
Nella finestra Formato paragrafo vi è il
pulsante Tabulazioni, che compare in basso
su entrambe le schede della finestra.
Le tabulazioni sono posizioni predefinite
all'interno del documento che aiutano ad
allineare il testo.
Stabilire dei punti di tabulazione, quindi,
consente di allineare e disporre in modo
più preciso il testo sulla pagina.
Quando si fa clic su questo pulsante Word
apre una finestra di dialogo che permette
di gestire le tabulazioni, la stessa finestra
che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni
del menu Formato. All'interno della finestra
sono presenti i comandi che permettono di
specificare la misura delle tabulazioni e
la distanza fra una tabulazione e l'altra.
Una volta impostate tutte le misure di tabulazione
basta premere OK e all'interno del paragrafo
selezionato sono inserite le tabulazioni
Impostate: ciò significa che è possibile
posizionare il cursore di Word su ciascun
punto di tabulazione in sequenza premendo
di volta in volta il tasto TAB.
È possibile inserire e modificare le tabulazioni
anche dalla finestra di lavoro, utilizzando
il righello orizzontale. In questo caso bisogna
fare clic sul pulsante di tabulazione posto
a sinistra della Barra del righello ; con
un clic consecutivo è possibile scegliere
il tipo di tabulazione che si vuole inserire,
centrata, allineata a destra o a sinistra,
oppure decimale .
Una volta scelto il tipo di tabulazione,
per inserirla bisogna fare clic sul righello
nel punto in cui si vuole venga posizionata.
A questo punto la tabulazione è inserita
ed è possibile vederne l'indicazione sul
righello. Per togliere un'indicazione di
tabulazione dal righello basta selezionarla
con il mouse e trascinarla verso il bordo
sinistro della pagina di Word.
1.2.2 Aggiungere bordi al testo
Per enfatizzare una parte di testo, insieme
agli altri modi, vi è anche la possibilità
di aggiungere bordi e rilievi. Per ottenere
ciò, selezionare la parte di testo al quale
si vuole applicare un bordo e fare click
sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo.
Appare la finestra di dialogo in cui si possono
impostare tutti i parametri necessari.
Nella scheda Bordi si possono impostare il
tipo di linea, lo spessore, il colore e la
disposizione del bordo. Nella casella a discesa
si può scegliere a chi applicare il bordo,
al testo selezionato oppure al paragrafo.
Col pulsante Opzioni si può scegliere la
distanza del bordo dal testo, col pulsante
Linea Orizzontale si può scegliere una linea
grafica da inserire orizzontalmente nel testo.
Nella seconda scheda è possibile impostare
un bordo per la pagina, definendone la distanza
dai margini oltre agli altri elementi.
Infine nella scheda Sfondo è possibile scegliere
un colore di sfondo per il bordo scelto e
definire la trasparenza o elementi grafici
di riempimento.
1.2.3 Elenchi puntati e numerati
Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare
in modo ordinato un insieme di elementi o
per indicare una serie di passi da compiere
in sequenza. Inoltre, sono molto semplici
da realizzare.
Sulla barra degli strumenti Formattazione
di Word, infatti, si trovano due pulsanti
specifici , che permettono di definire elenchi
puntati (in cui un punto viene posto all'inizio
di ogni voce) e numerati (in cui ogni voce
è introdotta da un numero).
Provate a realizzare un elenco: dopo aver
scritto una serie di nomi, premendo sempre
il pulsante INVIO dopo ogni termine, selezionateli
e fate clic su uno dei due pulsanti: Word
crea automaticamente un elenco puntato o
numerato É anche possibile rendere più articolato
l'elenco applicando dei rientri ad alcuni
punti: dopo averli selezionati, premete il
pulsante Aumenta rientro , che si trova a
fianco del pulsante per la creazione dell'elenco
puntato. I punti saranno spostati (in gergo
si dice indentati) a destra e indicati da
un diverso segno di punto elenco.
Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati
da marcature grafiche, come puntini o motivi
geometrici: Word offre una vasta gamma di
indicatori per personalizzare il tipo di
elenco che si vuole utilizzare. Per vedere
i tipi di elenco a disposizione selezionate
il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi
puntati e numerati: Word apre una finestra
dove sono presentate le diverse soluzioni
grafiche per risolvere l'impaginazione di
elenchi e sottoelenchi in forma numerata
o grafica.
La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione
più ordinata, consente l'aggiornamento automatico
di un elenco numerato. Quando si aggiunge
un nuovo elemento alla lista, infatti, non
è necessario rinumerare tutte le voci: è
sufficiente posizionarsi con il puntatore
nel punto dove si vuole aggiungere l'elemento
e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto
l'elenco secondo la nuova numerazione.
Se dopo aver creato un elenco volete tornare
al testo normale, selezionatelo e fate di
nuovo clic sul pulsante Elenco che avete
utilizzato per realizzarlo: gli indicatori
di elenco saranno cancellati.
1.3 Maschere
1.3.1 Scelta di un modello per un documento
Molto spesso in ufficio si usano stampati
o documenti che presentano sempre la stessa
struttura, come domande, certificazioni etc..
In questi casi è utile avere un modello,
il quale può essere adattato alle diverse
esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo
maschere, possono essere creati dall'utente,
ma ve ne sono già di pronti. Essi sono salvati
con l'estensione .dot
Creazione di un modello per un documento
Un modello può essere creato sulla base di
un documento esistente.
In questo caso scegliere Apri dal menu File,
quindi aprire il documento desiderato. Su
di esso si possono fare le modifiche necessarie.
Fatte tutte le modifiche, salvare il documento
con Salva con nome. Si apre la finestra di
dialogo. Nella casella Tipo File scegliere
la voce modello. Scelto il nome e la cartella
si può fare click sul pulsante Salva.
Per creare un nuovo modello senza partire
da un documento esistente, scegliere Nuovo
dal menu File. Si apre la finestra di dialogo:
Selezionare Modello nella casella di gruppo
Crea nuovo. Si può scegliere fra un modello
esistente o crearne uno nuovo vuoto. Nella
finestra d'anteprima si può osservare la
struttura del modello. Fatte le scelte fare
clic su OK. Scegliere Salva con nome dal
menu File. Nella casella Tipo file fare clic
su Modello di documento. Questo tipo di file
sarà già selezionato se si sta salvando un
file creato come modello.
Il modello creato può essere salvato in una
cartella qualunque, ma è buona norma salvarlo
nella cartella di default, la cartella predefinita
Modelli, che verrà specificata automaticamente
nella casella Salva in. Per salvare il modello
in una scheda diversa da quella Generale,
passare alla sottocartella corrispondente
all'interno della cartella Modelli.
Nella casella Nome file digitare un nome
per il nuovo modello, quindi fare clic su
Salva. Aggiungere gli elementi di testo o
grafica che si desidera inserire in tutti
i nuovi documenti creati sulla base del modello
ed eliminare gli elementi non necessari.
Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni
dei margini, della dimensione e dell'orientamento
della pagina, degli stili e di altri formati.
Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi
dal menu File.
1.3.2 Lavorare con i modelli
Per lavorare con i modelli occorre aprirne
uno, fare le modifiche e salvarlo come documento.
Per aprire un modello da una cartella qualunque,
selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra
di dialogo che si apre, scegliere Modello
di documento nella casella Tipo File. Cercare
il modello nella cartella desiderata e fare
click sul pulsante Apri.
Per aprire un modello dalla cartella Modelli,
selezionare Nuovo... dal menu File e procedere
selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo;
scegliere il modello e cliccare sul pulsante
OK.
A questo punto si possono effettuare tutti
i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione!
è meglio salvare subito, ancor prima di fare
la prima modifica, il file come documento,
altrimenti, cliccando inavvertitamente sul
pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto)
si potrebbe salvare il modello modificato.
Per evitare ciò, selezionare Salva con nome
dal menu File, scegliere Documento Word nella
casella Tipo File, dare il nome al file e
scegliere la cartella di destinazione. A
questo punto fare click sul pulsante Salva.
2.0 Rifinire un documento
2.1 Stili e paginatura
2.1.1 Utilizzare i vari stili
Nella sezione precedente abbiamo visto come
un testo possa essere abbellito applicando
la formattazione di carattere e di paragrafo.
Ma Word offre ancora di più. E' possibile,
con un unico click del mouse applicare a
un testo o all'intero paragrafo formattazioni
di carattere e di paragrafo. L'insieme delle
caratteristiche di formattazione di un paragrafo
si chiama stile del paragrafo. Word offre
già molti stili preconfezionati, ma l'utente
può crearne di propri.
Per attribuire uno stile a un paragrafo o
a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli,
aprire la casella Stili e scegliere quello
voluto; al paragrafo selezionato verranno
attribuiti tutti gli elementi di formattazione
di quello stile.
Facendo click sulla freccia della casella
Stili, si apre la lista degli stili principali
disponibili disponibili. Ricordiamo che per
vedere o stile applicato a un paragrafo si
può aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare
col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.
Per avere l'elenco completo e la possibilità
di modificare o creare stili, aprire il menu
Formato/Stli... Si apre la finestra di dialogo
seguente:
Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo
dall'elenco e fare click sul pulsante Applica.
Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.)
definito su un computer può essere diverso
dallo stile Titolo1 di un altro computer,
se questo stile è stato modificato dall'utente.
Ciò non vuol dire che il documento scritto
col primo apparirà alterato sul secondo,
in quanto word definisce sempre il formato
carattere e paragrafo elemento per elemento.
Le caratteristiche dello stile appaiono nella
descrizione.
Gli stili Titolo già definiti in word possono
essere utili quando si vuole creare un testo
strutturato a diversi livelli e si ha intenzione
di fare automaticamente un sommario alla
fine del documento.
Per modificare uno stile secondo le proprie
esigenze, per esempio se il tipo di carattere
dello stile Normale non è di proprio gradimento,
basta scegliere lo stile e fare click su
pulsante Modifica. Si apre una finestra di
dialologo in cui è possibile eseguire le
modifiche.
Per modificare per esempio il tipo di carattere
o la numerazione, fare click sul pulsante
Formato. Fatte le scelte, fare click su OK
per attivare le nuove impostazioni.
Per utilizzare lo stile modificato con i
nuovi documenti basati sullo stesso modello
bisogna selezionare la casella di controllo
Aggiungi al modello. Lo stile verrà aggiunto
al modello applicato al documento attivo.
Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece
che Modifica..., si attivano nella finestra
di dialogo precedente anche le voci Tipo
e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo
della modifica. Si può accoppiare allo stile
creato anche un tasto di scelta rapida cliccando
sul pulsante relativo. In questo modo si
può creare un archivio di stili personali.
Ricordiamo che per copiare uno stile (cioè
il formato carattere e paragrafo) da un testo
ad un altro si può far uso del pulsante copia
formato . Se si deve ripetere più volte la
copia formato, fare doppio click e al termine
cliccare ancora per disattivare il pulsante.
2.1.2 Inserire il numero di pagina
I numeri di pagina diventano importanti quando
il documento prende più pagine. Word numera
automaticamente le pagine, quando si cambiano
le impostazioni di margini o di foglio o
di altro.
Per inserire i numeri di pagina nel documento
fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina.
Si apre la finestra di dialogo che permette
di impostare i parametri.
Si può decidere di mettere il numero di pagina
in alto o in basso, a sinistra al centro
o a destra e di inserirlo sulla prima pagina
o no. Il numero di pagina viene inserito
nell'intestazione o nel piè di pagina e può
convivere con altri elementi.
Cliccando sul pulsante formato si può impostare
il formato dei numeri.
Nella casella Formato si può scegliere il
formato. Si può includere, insieme al numero
di pagina, il numero del capitolo in funzione
dello stile assegnato, ossia, se si è impostato
allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo,
questi vengono numerati automaticamente e
il numero può apparire, separato da un separatore
a scelta, dal numero di pagina.
Si può infine specificare da dove iniziare
la numerazione. Questa opzione ritorna utile
quando un documento molto lungo è spezzettato
in più file. In questo modo la numerazione
finale dopo la stampa risulta continua.
2.2 Intestazione e piè di pagina
2.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina
Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano
elementi molto utilizzati nell'impaginazione
di documenti formali, perché permettono di
fornire al documento una "cornice"
informativa che caratterizza ogni pagina.
Le intestazioni, che possono contenere testo
o immagini, sono poste sopra il margine superiore
della pagina, mentre i piè di pagina occupano
lo spazio del margine inferiore.
Nelle intestazioni e nei piè di pagina si
possono inserire diverse informazioni: per
esempio, si può immettere la data del documento,
il titolo del capitolo, il nome dell'autore
o il logo dell'azienda che lo ha redatto.
Una volta inserite, le intestazioni e i piè
di pagina si ripetono per tutte le pagine
del documento. E però possibile scegliere
di fare comparire questi elementi solo sulla
prima pagina, come "copertina"
di presentazione di tutto il testo, oppure,
come spesso accade, su tutte le pagine a
eccezione della copertina. È anche possibile
inserire intestazioni e piè di pagina diversi
per la pagine pari e le pagine dispari, in
caso di documenti affiancati, oppure differenziare
l'intestazione da una sezione all'altra di
uno stesso documento.
Per inserire questi elementi selezionate
la voce di menu Visualizza/Intestazioni e
piè di pagina. Word inserisce all'esterno
dei margini superiore e inferiore della pagina
due aree tratteggiate, nelle quali è possibile
digitare il testo; inoltre, compare una barra
di lavoro che permette di inserire elementi
standard e numerazioni di pagine e di spostarsi
tra le diverse intestazioni.
Passando il cursore sui pulsanti esce un
fumetto che ne spiega la funzione.
2.2.2 Inserire data, ora etc.
Il pulsante Inserisci numero di pagina, per
esempio, permette di inserire automaticamente
nel piè di pagina o nell'intestazione il
numero della pagina corrente, il secondo
pulsante, invece, inserisce il numero di
pagina relativo, indicando la posizione della
pagina rispetto all'intero documento: per
esempio, pagina 3 di 24.
I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora
inseriscono rispettivamente data e ora di
produzione del documento.
Gli altri pulsanti servono per definire lo
stile di intestazione e piè di pagina, inserire
dei bordi, variare l'intestazione in alcune
parti del documento o spostarsi tra i diversi
elementi.
Word fornisce anche un glossario di elementi
standard, a cui è possibile attingere nella
creazione delle proprie intestazioni e piè
di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente
fare clic sul pulsante Inserisci voce di
glossario.
2.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione
Naturalmente, oltre alle possibilità offerte
dai pulsanti della barra dell'intestazione,
è possibile formattare il testo inserito
con tutte le modalità offerte dalla voce
di menu Formato, sia per quanto riguarda
il carattere che il paragrafo.
2.3 Vocabolario e grammatica
2.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico
È tutto corretto? Una volta che si è finito
di scrivere il proprio testo è necessario
rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni,
parole ripetute o refusi, ovvero errori di
digitazione.
Word offre una serie di strumenti che aiutano
a controllare l'ortografia e la grammatica
del testo e a correggere gli errori sia in
fase di stesura sia successivamente, durante
la revisione del documento.
Mentre si scrive il testo, infatti, Word
sottolinea le parole che presentano dei problemi
ortografici con una linea ondulata rossa
e segna con una linea verde le imprecisioni
grammaticali.
Non sempre questi strumenti sono graditi
a chi scrive, soprattutto perché possono
disturbare la leggibilità del testo e confondere
l'utente. È possibile iniziare a scrivere
e attivare i correttori solo in fase finale,
quando si rilegge il tutto per correggerlo.
Per attivare o disattivare gli strumenti
di correzione selezionate il menu Strumenti
e fate clic sulla voce Opzioni.
Word apre una finestra che permette di personalizzare
le funzioni di correzione del testo o la
presenza di suggerimenti in linea.
Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda
Ortografia e grammatica e scegliete le caselle
d'opzione che desiderate attivare.
Se si mette un segno di spunta nelle caselle
Controllo ortografico durante la digitazione,
Ignora parole maiuscole, Ignora parole con
numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi
di file, per esempio, si attiva il correttore
automatico durante la digitazione, ma si
escludono dalla correzione alcune categorie
di parole (le parole maiuscole, le parole
con numeri, gli indirizzi Internet o di file).
Gli errori individuati dal correttore possono
essere rivisti "a mano", oppure
si può ricorrere ai suggerimenti di Word.
Per utilizzare gli strumenti di correzione
di Word selezionate la parola o la frase
sottolineata dal correttore e fate clic con
il tasto destro del mouse.
Il programma apre una finestra di dialogo
a lato della parola, in cui sono presentati
i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi
con i quali è possibile sostituire la parola.
E' possibile anche sostituire direttamente
l'elemento sbagliato con una delle opzioni
suggerite da Word: per farlo, selezionate
dalla finestra di dialogo il suggerimento
che si volete accogliere e fate clic: il
testo è corretto secondo l'indicazione scelta.
E' possibile attivare una correzione automatica
del testo, in modo che Word modifichi autonomamente
durante la battitura i termini che presentano
anomalie grammaticali. L'affidabilità di
questo sistema non è ancora completa: a volte,
infatti, vengono 'corrette" parole esatte,
ma che il computer non è in grado di comprendere
o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione
si rivela un risparmio di tempo.
Per attivare questa funzione selezionate
il menu Strumenti e fate clic sulla voce
Correzione automatica. Word apre una finestra
dalla quale è possibile attivare la funzione
di correzione durante la digitazione e anche
inserire una lista di errori che si compiono
di frequente e che si vogliono correggere
in modo automatico.
Se selezionate la casella di controllo Sostituisci
il testo durante la digitazione, infatti,
si attivano in basso i campi Sostituisci
e Con. E' cosi possibile inserire nel campo
Sostituisci le voci che si sbagliano più
di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi
degli errori.
Correggere durante la fase di scrittura aiuta
a tenere sotto controllo il testo, ma può
anche risultare dispersivo e frammentare
il processo creativo.
Molti preferiscono tenere separati il momento
della scrittura da quello della correzione,
ed effettuare le revisioni tutte insieme
nella fase finale.
Word permette anche di effettuare una lettura
selettiva del documento, fermandosi solo
sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale
o ortografico.
Per "saltare" da un errore all'altro
selezionate un elemento segnalato dal correttore
e fate doppio clic sul pulsante Stato di
ortografia e grammatica , posto sulla barra
di stato: con un primo doppio clic Word apre
una finestra di dialogo nella quale si visualizzano
i suggerimenti ortografici, grammaticali
o stilistici elaborati dal programma per
quella parola; con un secondo doppio clic
si passa all'elemento successivo, "saltando"
in un'altra parte del documento.
Dalla finestra di dialogo si può decidere
di ignorare il suggerimento (selezionando
l'opzione Ignora frase), o di accettarlo:
in questo caso si deve fare clic su una delle
opzioni con cui Word consiglia di sostituire
l'errore.
Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia
e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti.
Se selezionate la voce Controllo ortografia
e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare
il documento alla ricerca di errore.
Quando incontra una parola sottolineata dal
correttore, il programma apre una finestra
di dialogo, analoga alla precedente ma con
funzioni estese, dalla quale è possibile
visualizzare i suggerimenti, accettarli o
anche decidere di ignorare tutte le occorrenze
di quell'errore all'interno del documento.
2.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale
Correggere un errore ortografico è semplice,
in quanto Word confronta la parola errata
con quella memorizzata del dizionario e propone
la correzione.
Più complicata è la correzione grammaticale
e ancor più difficile è la correzione sintattica,
in quanto intervengono, in questo caso, elementi
di stile e di gusto che possono essere personali.
Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su
costruzioni di frase che appaiono scorrette
o poco usate.
Per attivare il controllo grammaticale bisogna
selezionare la casella Controlla grammatica
nella finestra di controllo ortografico che
si apre attivando il Controllo Ortografia
e Grammatica dal menu Strumenti, vista in
precedenza.
La frase o la parola che sembra non corretta
viene evidenziata in verde nella prima finestra
di testo e nella seconda appare il commento
di correzione, che può essere accettato o
no mediante i pulsanti a lato.
Nel caso si voglia disattivare la correzione
grammaticale, per rendere più veloce la correzione
ortografica, è sufficiente deselezionare
la casella Controlla grammatica.
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